POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS - ENCAPITAL SAS

1. Responsable del Tratamiento

Razón social: Encapital S.A.S.

NIT: 901.322.552-4

Domicilio: Medellín, Colombia – Calle 7S Nro 51ª – 112 Int 504 Edificio Box

Correo de contacto (PQR datos): servicioalcliente@encapital.com.co

Teléfono: 3206507768 – 3148202188

2. Marco normativo

Esta Política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 (DUR del sector Comercio), la Ley 1266 de 2008 (habeas data financiero, modificada por la Ley 2157 de 2021), la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y demás normas aplicables.recolectados en sitios web, formularios físicos, canales de atención, mensajería, correo electrónico y contratos (deudores, codeudores, proveedores, aliados y visitantes).

3. Ámbito de aplicación

Aplica a los datos personales tratados por Encapital S.A.S. en Colombia, incluyendo los recolectados en sitios web, formularios físicos, canales de atención, mensajería, correo electrónico y contratos (deudores, codeudores, proveedores, aliados y visitantes).

4. Datos y categorías tratadas

Identificación y contacto: nombre, tipo/número de identificación, correo, teléfono, dirección.

Datos crediticios y financieros: ingresos, egresos, referencias, historia de pago, garantías (pignoración / hipoteca), información laboral/empresarial, decisiones de aprobación.

Datos transaccionales: solicitudes, desembolsos, pagos, prepagos, abonos, estados de cuenta.

Soportes y comunicaciones: documentos aportados, PQR, grabaciones de llamadas (si se informa), evidencias de notificación.

Tecnológicos/web: cookies, logs de acceso y formularios (ver sección Cookies).

No recolectamos datos sensibles (salud, orientación, etc.) salvo obligación legal o estricta necesidad, y no tratamos datos de menores salvo casos permitidos por ley y con autorización de sus representantes.

5. Finalidades del tratamiento

a) Evaluar, otorgar, administrar y cobrar créditos otorgados con recursos propios (mutuo con intereses).

b) Prevención y gestión del fraude, validación de identidad y autenticidad documental.

c) Consulta y reporte a centrales de riesgo (p. ej., TransUnion, Datacrédito/Experian u otras) conforme a la Ley 1266/2008 y normas vigentes (incluye notificación previa para reporte negativo, salvo excepciones legales).

d) Relación contractual y precontractual, atención al cliente y PQR.

e) Gestión de garantías (pignoración, hipoteca) y gestión judicial / prejurídica de cartera.

f) Cumplimiento de obligaciones legales/contables/tributarias y requerimientos de autoridad.

g) Mejora de servicios, encuestas y fines estadísticos (con datos disociados o anonimizados cuando aplique).

h) Comunicaciones operativas (recordatorios, estados de cuenta y novedades del producto).

6. Derechos de los titulares

Conocer, acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus datos.

Solicitar prueba de la autorización otorgada.

Ser informado sobre el uso dado a sus datos.

Presentar consultas y reclamos ante el Responsable y, si no hay respuesta de fondo, acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (Delegatura para Protección de Datos).

Revocar la autorización cuando no exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

7. Deberes del responsable

Proteger los datos, atender oportunamente consultas y reclamos, informar finalidades, respetar los principios de legalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad; y conservar la evidencia de autorizaciones.

8. Autorización y medios de recolección

La recolección se hace con autorización previa, expresa e informada, por medios físicos, digitales o electrónicos (firma manuscrita, checkbox web, consentimiento por correo, grabación con aviso). Para reporte a centrales de riesgo, se informará la finalidad y el régimen de habeas data financiero.

9. Consultas y reclamos (procedimiento y plazos)

Consultas: respuesta en máximo 10 días hábiles; si no es posible, se informará y se extenderá hasta 5 días hábiles adicionales.

Reclamos: radicación con identificación del titular, descripción y pruebas; 15 días hábiles para respuesta; prórroga hasta 8 días hábiles con comunicación previa.

Canales: servicioalcliente@encapital.com.co, juan.sierra@encapital.com.co, Tel 3206507768, Direccion física: Calle 7Sur Nro 51 A – 112 Int 504

10. Reportes a centrales de riesgo (Ley 1266/2008 y 2157/2021)

Se informará la posibilidad de consulta y reporte de información positiva y negativa sobre el comportamiento de pago.

Antes de un reporte negativo, se enviará notificación previa a la dirección/correo suministrado, salvo eventos exceptuados por ley.

Una vez extinguida la obligación, la información negativa permanecerá por el término legal vigente (4 años contados desde la extinción, según Ley 2157/2021); la positiva puede mantenerse de manera indefinida, conforme a la ley.

El titular puede cuestionar la exactitud del reporte; en tal caso, se aplicarán las reglas de reporte en discusión.

11. Transmisiones y transferencias

Podremos transmitir datos a encargados (proveedores de nube, CRM, mensajería, cobranza, auditoría, legales) en Colombia o en el exterior, bajo contratos con obligaciones de seguridad y confidencialidad. Cualquier transferencia internacional se hará a países con niveles adecuados de protección o con cláusulas/mecanismos autorizados por la SIC.

12. Seguridad de la información

Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas acordes con el riesgo: control de accesos, cifrado en tránsito/almacenamiento (cuando aplique), mínimo privilegio, copias de seguridad, registros de actividad y acuerdos de confidencialidad.

13. Conservación

Conservaremos los datos por el tiempo necesario para las finalidades descritas y para cumplir obligaciones legales (p. ej., contables/tributarias) y eventual defensa de reclamaciones. Para expedientes de crédito, en general: vigencia del contrato + hasta 10 años.

14. Cookies y tecnologías similares

El sitio puede usar cookies propias y de terceros para funcionamiento, métricas y experiencia de usuario. Puedes gestionarlas en tu navegador. Detalles en el Aviso de Cookies (enlace).

15. Modificaciones de la Política

Cualquier cambio sustancial será comunicado en encapital.com.co y/o por correo. La versión vigente indicará fecha de actualización.

16. Canales de atención (datos personales)

Correo: servicioalcliente@encapital.com.co

Dirección: Calle 7Sur Nro 51ª- 112 Int 504

Teléfono: 3206507768

Horario: [L–V, 07:30 – 17:00]

Vigencia: Esta política rige a partir del [01/01/2025].